Nunca está de más

Por Néstor Parrondo

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta de trabajo absolutamente necesaria e imprescindible. A lo largo de un día, cualquier empleado ha de responder cientos de ellos como si fuera un autómata. Y por esa exagerada carga de trabajo, es habitual cometer alguno de los errores que a continuación vamos a repasar.

1 Mayúsculas

Escribir en un mail con mayúsculas equivale a gritar en una conversación cara a cara. Suele ser tomado como un gesto de mala educación y rudeza en el trato. Por ejemplo, no es lo mismo recibir un correo con el asunto “necesito hablar contigo, llámame” que “¡NECESITO HABLAR CONTIGO, LLÁMAME!”. Con este último, parece que nos están despidiendo o que nos van a denunciar por algo que hemos hecho.

2 Volverse loco con las fuentes

Mezclar Times New Roman con Helvética y con un poco de Arial en un mail es como hacer una pizza con espaguetis, morcilla, arándanos y un poco de helado por encima. Un batiburrillo ilegible y mareante. Mejor escribir todo el mail con el mismo tipo de letra, y ya está. Por cierto, la letra Comic Sans ha de evitarse a toda costa. Es la fuente más odiada.

3 Equivocarse con el destinatario

Vale la pena detenerse un segundo a comprobar si hemos escrito bien el nombre de la persona a la que nos estamos dirigiendo y su dirección de correo. No es plato de buen gusto escribir un correo repleto de insultos hacia nuestro jefe y enviarlo a… ¡Nuestro jefe!  Así nos evitamos problemas como el que sufrió Marcelo, futbolista del Real Madrid, con el seleccionador de Brasil.

4 Emoticonos

Aunque estas “caritas” son muy simpáticas y sirven para darle un aire desenfadado a nuestros correos, hay que evitarlos totalmente en los mails de trabajo. Dan sensación de  poca madurez y pobreza a la hora de comunicarnos, ya que los que se expresa con un emoticono se puede decir con palabras.

5 Saludos y despedidas

Por ejemplo, empezar el mail sin saludar, o poner algo así “¿Qué pasa?”. Lo mismo a la hora de despedirnos. No podremos utilizar la expresión “besitosssss!!!!!” a menos que tengamos mucha confianza. Mejor despedirse con un sobrio “Un saludo.”.

6 Marear la perdiz

Un mail de trabajo ha de ser, sobre todo, efectivo. Así que es mejor ser claro y conciso en nuestras peticiones que irnos por las ramas. “Necesito esto” “¿Podrías darme aquello?” “Tienes que buscar ese dato en el archivo adjunto” mejor que “Menudo atasco he pillado esta mañana. Estaba atrapado en la calle José Abascal cuando me he puesto a pensar, ¿dónde están los datos del informa del señor Pérez? Y he pensado que seguro que tú los tenías… Besitosss!!!”

7 Mandar correos sin asunto

El campo “asunto” de los correos electrónicos nos ayuda a distinguir en nuestra bandeja de entrada si el mail es importante o no. También nos permite titular el mensaje que vamos a mandar, para poder expresar rápidamente lo que queremos (“necesito el informe 3234″), para exigir una respuesta rápida (por ejemplo si ponemos en el asunto “Urgente”) o transmitir la importancia del mensaje (“importante”).

8 Ser demasiado exigentes

Si enviamos un mail y no obtenemos respuesta, lo mejor es dejar al menos 24 horas (siempre que sea posible, claro) para que el destinatario nos conteste. Si nos dedicamos a reenviar el mismo mail treinta veces, porque creemos que el destinatario nos está ignorando, lo único que conseguiremos es que nos vean como auténticos desquiciados. Así que paciencia. Y si el tema es muy importante y urgente, habrá que ponerlo en el campo “asunto”.

9 Firmas estrambóticas

Cada vez se ven menos, pero hace unos años era habitual que los mails tuvieran como rúbrica a personajes de Disney, nombre escritos en purpurina (y en Comic sans, ¡horror absoluto!), o un archivo .gif de un gatito. Esas monadas, mejor para el mail personal y no para uno de trabajo.

10 Ortografía y gramática

La última norma es la más importante. Un texto bien redactado y sin fallos, denota inteligencia. Una falta de ortografía puede ser una losa difícil de levantar, y una gramática esquizofrénica puede hacer que no nos tomen en serio. Existen determinados programas, como Speckie, que se instalan en nuestros navegadores y que permiten corregir las faltas de ortografía, como si estuviéramos escribiendo en un procesador de textos. Nos pueden salvar de más de una situación comprometida.